Als je dit leest, is de kans groot dat het één en ander niet helemaal correct verloopt met de manier waarop je met email omgaat.

Op deze pagina heb ik een aantal gouden tips verzameld om je e-mailverkeer een stuk aangenamer en eleganter te laten verlopen. Je kan ze gebruiken voor je persoonlijke correspondentie, maar ook voor mailinglists, fora en nieuwsgroepen (usenet).

Vermijd opmaak (HTML)

Met de meeste emailprogramma’s kan je een mail ‘aantrekkelijker’ maken met een speciaal lettertype of achtergrondkleurtje. Doe dit niet! Van zodra je opmaak gebruik in een email, zal je mailprogramma deze uitsturen in het HTML-formaat. Dat is de een opmaaktaal voor webpagina’s die echter helemaal niet bedoeld is voor email: het maakt ze ontzaglijk veel groter en bovendien slecht of zelfs helemaal onleesbaar voor andere programma’s. Om deze reden worden emails met opmaak vaak verboden op mailinglists en in nieuwsgroepen. Hierbij komt nog dat email met opmaak veel vatbaarder is voor virussen.

Stel jezelf eens de vraag of kleuren en speciale lettertypes wel nodig zijn. Het gaat tenslotte om de inhoud. Het is geen verrassing dat de verzender vaak de enige is die zijn eigen creaties geslaagd vindt. Bij de ontvanger zorgt het meestal alleen voor irritatie, verwarring, inconsistentie en moeilijk leesbare berichten.

Helaas, helaas… Geen opmaak gebruiken is vaak niet genoeg om te verhinderen dat je emailprogramma HTML gebruikt. Je moet er soms diep voor in de instellingen duiken. Bij sommige programma’s kan je het zelfs helemaal niet uitschakelen (zoals bij Microsoft Outlook).

Virusmeldingen: erger dan virussen

Een plaag virusmeldingen via e-mail is vaak ergerlijker dan een virus zelf. Stuur ze niet door aan je vrienden en collega’s: zijn vaak vals, compleet verouderd en proberen je soms te misleiden door je belangrijke bestanden van het besturingssysteem te laten verwijderen!

Zorg voor een goede virusscanner (update regelmatig!), gebruik bij voorkeur geen emailprogramma van Microsoft (zoals Outlook Express en Outlook) en schrijf je in bij een erkende waarschuwingsdienst.

Kettingmails: wees geen kuddedier

Er bestaan een aantal zeer goede redenen om nooit nog een kettingbrief door te sturen via email. Ten eerste heeft niemand controle over de inhoud van een kettingbrief: iedereen die hem doorstuurt kan de tekst aanpassen. Geef toe: je wilt toch niet dat jouw handtekening staat onder iets wat je zelf nooit hebt gelezen? Ten tweede strandt een kettingmail soms bij spammers (commerciële bedrijven die ongevraagd en massaal reclameboodschappen uitsturen). Die zijn natuurlijk verlekkerd op zo’n lange lijst adressen, vaak van mensen uit een zelfde doelgroep: voor hen een ideaal en gratis marketinginstrument!

Attachments: altijd controleren

Controleer steeds hoe groot een bestand is voor je het insluit als bijlage. Te grote bijlages doen de mailbox van je ontvanger soms ‘vollopen’ waardoor ze geen andere mails meer kunnen ontvangen. Het is gewoon niet netjes. De oplossing bij uitstek om bijlages (attachments) te verkleinen, is door ze te “zippen”.

Mail ook geen virus-gevoelige bestandsformaten door zoals “.exe”, “.bat” of Microsoft Word bestanden. Veel programma’s kieperen deze rechtstreeks de vuilbak in uit veiligheidsoverwegingen. Ook hier kan je deze beperking omzeilen door deze types van bestanden te zippen voor je ze doorstuurt.

BCC voor meerdere ontvangers

Als je een email stuurt of doorstuurt naar meerdere adressen, dan plaats je die beter niet in “To” of “CC” (Carbon Copy), maar in BCC (Blind Carbon Copy). Zo blijven ze onzichtbaar voor de ontvangers (en voor hen die er eventueel misbruik van zouden willen maken). Bovendien vermijd je op deze manier lange lijsten met e-mailadressen in een berichten die een aantal keren worden doorgestuurd.

Gebruik een degelijk emailprogramma

Dit klinkt misschien een beetje gek, maar niet elk emailprogramma is zomaar een emailprogramma. Sommige doen wat ze moeten doen — en doen dat goed — maar andere maken er een echt soepje van. De bekendste voorbeelden van deze laatste zijn Microsoft’s Outlook Express en grote broer Outlook (onderdeel van Office). Deze programma’s zijn niet alleen verantwoordelijk voor de vloedgolf aan virussen die PC gebruikers al jaren teistert, maar ook voor de teloorgang van een aantal oerstandaarden die aan de basis liggen van het internet (zoals quoting en sig delimiters bijvoorbeeld). Microsoft houdt zelden of nooit rekening met standaarden en dringt zo veel mogelijk haar eigen interpretaties ervan op aan de gemeenschap, met alle gevolgen vandien. Dit is geen verwijt, maar een objectieve vaststelling.

Vroeger zou ik mensen nog hebben aangeraden om één of ander lapmiddel te installeren voor hun Outlook gedrocht — zoals het verdienstelijke Quotefix — maar zelfs daar heeft Microsoft inmiddels een stokje voor gestoken (in plaats van zelf de bugs uit hun software te halen). Genoeg! Installeer gewoon een degelijk emailprogramma. Er zijn genoeg alternatieven voorhanden. Windows gebruikers kan ik zondermeer Mozilla Thunderbird aanraden: een gratis en complete vervanging voor Outlook Express. Inmiddels is Mozilla ook al bezig aan een vervanger voor de Office versie van Outlook (inclusief ingebouwde agenda).

Linux en Apple gebruikers gaan vrijuit: de meeste programma’s voor deze platformen zijn geschikt voor elegante communicatie via email (mits de juiste instellingen). En gek genoeg… zelfs Microsoft Entourage (de Outlook tegenhanger voor Mac) houdt zich netjes aan de meeste standaarden: correcte quoting, herkenning van signatures, etc. Bizar!

De perfecte handtekening

Nooit langer dan 5 lijnen (het is een handtekening!)

Plaats boven je handtekening twee streepjes en een spatie (de RFC standaard)

  
  --
  Frederik Vandaele
  emailadres@site.net
  http://www.scene24.net

Antwoorden

Veel mensen springen slordig om bij het beantwoorden van email. Ze klikken gewoon op ‘Reply’ en beginnen te tikken. Nu we toch op de goede weg zijn, kunnen we maar beter hier ook wat aandacht aan besteden.

Een goede manier om een email te beantwoorden, is door stukken tekst uit de oorspronkelijke mail te citeren en daaronder te reageren. Heel efficiënt, handig (voor elke vraag een antwoord) en volledig (je ziet niets over het hoofd). Je ontvanger kan op deze manier ook heel snel de draad weer oppikken.

Soms is deze methode echter niet wenselijk, vooral bij zakelijke communicatie of voor emails die door verschillende mensen worden gelezen en beantwoord. Dan kunnen de volledige teksten maar beter bewaard blijven in hun oorspronkelijke staat. Doe echter wel de moeite om wat te snoeien in overbodige stukken (zoals handtekeningen, inleidingen, persoonlijke noten, etc…). Vat eventueel lange gedeeltes samen tusen rechte haken om de leesbaarheid te vergroten.